Self-billing: le client établit lui-même la facture

En cas de self-billing, ce n'est pas le fournisseur ou prestataire qui établit la facture, mais bien le client. C'est également le client qui doit acquitter la TVA. En décembre de l'année dernière, l'Administration a publié une nouvelle circulaire explicative concernant le système du self-billing. Vous trouverez ci-dessous les principaux points de cette circulaire.

Qu'est-ce que le self-billing?

Dans le système du self-billing, la facture est établie par le cocontractant (acheteur ou preneur du service) et pas par le fournisseur ou prestataire qui doit normalement établir la facture. C'est la raison pour laquelle le système est également qualifié de système de la 'facture délivrée par le cocontractant'. C'est donc également le client qui verse directement la TVA au Trésor.

Le système du self-billing ne peut être appliqué que si le cocontractant lui-même est également assujetti à la TVA. Un particulier ne peut donc pas faire de self-billing, sauf dans le cas exceptionnel où il doit acquitter la TVA lui-même, p. ex. dans le cas de l'acquisition intracommunautaire (au départ d'un autre Etat membre) d'un moyen de transport neuf.

Condition (1): les parties doivent convenir préalablement d'appliquer le système de self-billing

Les parties doivent convenir préalablement que le cocontractant délivrera les factures au nom et pour compte du fournisseur ou prestataire. A cette occasion, elles conviennent également des modalités du self-billing. Pour le reste, l'accord n'est soumis à aucune formalité: (a) il ne doit pas être soumis à l'Administration pour approbation, ni même pour information, (b) les parties sont libres de décider de la forme de l'accord et ne doivent donc pas obligatoirement conclure un accord écrit. Les parties ne doivent cependant pas perdre de vue que chacune d'elles doit, à la demande de l'Administration, pouvoir prouver l'existence de l'accord préalable. La preuve d'un accord verbal est évidemment plus difficile à fournir que celle d'un accord écrit. Rien que pour cette raison, il est donc conseillé de conclure un accord écrit. Si les parties (chacune séparément) ne peuvent fournir la preuve de l'accord, elles s'exposent à des conséquences désagréables: (a) le cocontractant ne peut déduire la TVA qu'il a payée et
(b) le fournisseur est présumé n'avoir pas respecté l'obligation de facturation.

Le cocontractant ne peut délivrer la première facture qu'après que l'accord ait été conclu. Lors de la conclusion de l'accord, les parties décident librement de la date à partir de laquelle elles appliqueront le système. Cette date ne peut cependant jamais être antérieure à la date de l'accord. Si les parties ne conviennent pas d'une date, l'accord entre en vigueur à partir de la première opération suivante.

Condition (2): le fournisseur ou prestataire doit accepter expressément chaque décompte dans un délai déterminé

Le fournisseur doit 'accepter' chaque décompte de son client. Les parties peuvent également convenir personnellement des modalités d'acceptation. Le fournisseur peut donc aussi bien accepter la facture expressément (p. ex. via un document d'acceptation, par l'apposition d'une mention sur la facture) que tacitement (p. ex. en ne réagissant pas dans le délai convenu, en enregistrant la facture dans sa comptabilité).

Si le fournisseur/prestataire n'est pas d'accord avec l'ensemble du contenu de la facture, un document rectificatif doit être établi.

Ce que l'Administration doit savoir

L'accord préalable ne doit pas être transmis à l'Administration. L'Administration doit néanmoins être informée de certaines choses, ainsi faut-il que (a) le cocontractant informe son bureau de contrôle TVA de sa décision d'appliquer le système et que (b) le fournisseur communique à son bureau de contrôle TVA l'identité de tous ses clients qui ont opté pour le système.