Obligation de conservation en cas de tenue d'une comptabilité informatisée

Le développement de nouveaux systèmes d'exploitation et l'utilisation de solutions de type "cloud accounting" nécessitent une clarification des règles relatives à la tenue et à la conservation des livres et pièces justificatives. La Commission des normes comptables s'est prononcée sur la problématique de la conservation, et plus précisément sur les aspects comptables de cette problématique.

Principes de base du droit comptable

Les dispositions légales et réglementaires du droit comptable belge concernant la tenue et la conservation (électronique) des livres et pièces justificatives sont reprises dans le Code de droit économique (Livre III, Titre 3., Chapitre II. du CDE). Le CDE dispose que toutes les opérations sont inscrites sans retard, de manière fidèle et complète et par ordre de dates, tant dans le cas d'une comptabilité double que dans celui d'une comptabilité simple.

Les livres (le livre comptable unique, les journaux, le livre d'inventaire) sont tenus de manière à garantir leur continuité matérielle ainsi que la régularité et l'irréversibilité des écritures. Les livres et les pièces justificatives, telles que les factures et les extraits bancaires, doivent être conservés, en original ou en copie, durant sept ans. Ce délai est réduit à trois ans pour les pièces qui ne sont pas appelées à faire preuve à l'égard de tiers.

Le délai de conservation de sept ans commence à courir à partir du premier janvier de l'année qui suit la clôture. Le support utilisé (papier, cd-rom...) doit assurer l'inaltérabilité et l'accessibilité des données qui y sont enregistrées pendant toute la durée de conservation. Dans le cas d'une comptabilité électronique, il convient de conserver non seulement les fichiers contenant les livres, mais aussi les programmes et les systèmes permettant de lire ces fichiers, pendant cette période minimale de conservation.

Obligation de conservation en cas de changement de solution informatisée

Il n'est pas inconcevable qu'au fil des ans, une société change de prestataire de services comptables (et, partant, de programme comptable); ou qu'elle change de solution informatique pour la tenue de sa comptabilité et que la solution précédente ne soit pas maintenue avec (l'ensemble de) ses fonctionnalités pendant la durée légale de conservation; ou encore que la société change de système d'exploitation. En cas de changement ou de mise-à-jour de la solution comptable informatisée, l'obligation de conservation recouvre les dimensions suivantes:

1. Accessibilité et consultation du contenu des fichiers

Il va de soi que seuls les livres conservés dans des fichiers restés lisibles à la suite d'une modification ou d'un changement de solution comptable informatisée, satisfont à l'obligation de conservation. La conversion de tous les fichiers dans un format aisément lisible (tel qu'un fichier PDF) voire l'utilisation d'une solution de type “cloud accounting” peuvent toutefois également garantir la continuité.

2. Garantie d'inaltérabilité des données enregistrées

Dans le cas d'une comptabilité informatisée se pose la question de savoir ce que recouvre exactement l'obligation de conservation en original et dans le respect de l'inaltérabilité. En pratique, en cas de comptabilité informatisée, l'inaltérabilité suppose qu'il ne doit plus être possible de modifier, d'effacer ou d'ajouter des écritures.

L'inaltérabilité des données enregistrées dans la solution informatisée, peut être garantie dans les deux hypothèses suivantes:

En cas de maintien de la solution informatisée initiale (mise à jour), un archivage spécifique doit garantir la pérennité d'accès aux données archivées, leur lisibilité et leur caractère original.

En cas de changement de solution informatisée, un archivage préalable et un transfert des données vers une nouvelle solution informatisée doivent avoir lieu. Si la lisibilité des fichiers est assurée, il n'est pas exigé d'un point de vue comptable de maintenir la solution informatisée utilisée antérieurement. Le professionnel peut être amené à vérifier la conformité des fichiers mis à jour ou transférés avec les fichiers originaux.

N'oubliez jamais que la réalisation d'une sauvegarde (back-up) complète de la comptabilité sur une base régulière participe à la bonne gestion de l'entreprise.
Mais le maintien des fichiers informatiques dans une version rigoureusement identique (simple back-up) pendant la durée légale de conservation de sept ans n'est pas exigé à partir du moment où l'inaltérabilité, l'irréversibilité et la lisibilité des livres comptables (et des données qu'ils contiennent), est garantie.