Forfaitaire onkostenvergoeding in de privésector

De regels voor de forfaitaire onkostenvergoedingen in de privésector zijn gebaseerd op de regels die gelden voor federale ambtenaren. Aan die regels werd in juli een beetje gesleuteld. Om te zorgen dat u helemaal mee bent staan we nog eens kort stil bij de regels.

Op welke onkostenvergoeding heeft u recht?

Een werknemer die kosten heeft gemaakt die eigenlijk door de werkgever moeten worden gedragen, kan de terugbetaling van die kosten vragen. Belastingvrij.

Als u gemaakte kosten wil terugkrijgen, dient u een onkostenvergoeding in bij uw werkgever. Dat kan op twee manieren:

u kan de werkelijke kosten gaan berekenen: in dat geval moet u wel de nodige bewijsstukken bijhouden;

u kan een forfait toepassen, als u geen bewijsstukken heeft. U mag zo'n forfait natuurlijk niet zomaar arbitrair bepalen. U moet zich baseren op 'ernstige normen'. Zo'n ernstige norm kan het forfait zijn dat federale ambtenaren krijgen. Toch staat er niets in de weg om een hoger forfait te vragen dan het forfait van de federale ambtenaren. U zal dan wel moeten verantwoorden dat u zich op een andere ernstige norm heeft gebaseerd.

Enkele forfaits van federale ambtenaren die u ook kan toepassen

Hieronder geven we een overzicht van enkele door de federale overheid toegepaste forfaits die u ook kan toepassen. Alle bedragen zijn geïndexeerd voor 2017.

Voor dienstreizen in België mag u een forfaitaire dagvergoeding van 16,73 EUR toepassen of een forfaitaire maandelijkse vergoeding van 267,68 EUR (het maandelijks forfait mag niet meer bedragen dan 16 maal het dagforfait). Voor de federale ambtenaren zijn er voorwaarden in verband met duur en afstand van de verplaatsing verbonden aan de forfaits, die hoeven in de privésector niet noodzakelijk vervuld te worden.

Als de dienstreis gecombineerd wordt met een overnachting op verplaatsing stijgt het dagforfait tot 125,51 EUR.

Als de dienstreis naar het buitenland gaat, zal het forfait nog stijgen. Het forfait wordt dan bepaald in functie van het land van bestemming. Het ene land is namelijk al duurder dan het andere. Een overzicht met het forfait per land wordt regelmatig geüpdatet en in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd.

Verplaatsingen met trein, wagen of fiets

De onkostenvergoeding voor reiskosten verschilt naar gelang de manier waarop u zicht verplaatst:

Openbaar vervoer: uw werkgever mag zowel een treinticketje in tweede als in eerste terugbetalen (bij de federale overheid wordt de prijs van een kaartje voor tweede klasse als norm genomen).

Eigen wagen (motor- of bromfiets): hier kan u de federale forfaitaire kilometervergoeding toepassen, die wordt jaarlijks vastgesteld op 1 juli en geldt dan tot 30 juni van het jaar erop. Voor de periode 1 juli 2017 tot 30 juni 2018 bedraagt ze 0,3460 EUR per kilometer.

Met de fiets: een forfaitaire vergoeding van 0,23 EUR per kilometer.