Update voor de elektronische arbeidsovereenkomst

Ook arbeidsovereenkomsten die worden ondertekend door andere vormen van elektronische handtekening dan e-ID worden gelijkgesteld met een papieren arbeidsovereenkomst. Het bewaren van die overeenkomsten zal kunnen gebeuren bij een externe elektronische archiveringsdienst of bij de werkgever zelf. Voorlopig wel nog toekomstmuziek. Totdat er voldoende gekwalificeerde elektronische archiveringsdiensten actief zijn op de markt.

Ondertekenen e-arbeidsovereenkomst

De juridische mogelijkheid om arbeidsovereenkomsten met een elektronische handtekening af te sluiten, is ingevoerd door een wet van 3 juni 2007. Meer dan 10 jaar later is dit wettelijke kader aangepast aan o.a. Europese regels.

Wat kan vandaag?
De arbeidsovereenkomst die wordt ondertekend door de elektronische identiteitskaart (e-ID) wordt gelijkgesteld met een op papier ondertekende arbeidsovereenkomst. Onze wetgever voorziet ook andere mogelijkheden maar die zijn er nooit gekomen. En de tijd is rijp voor verruiming. De Europese eIDAS-verordening nr. 910/2014 (electronic IDentification and Authentication Service) bepaalt al sinds 1 juli 2016 dat een gekwalificeerde elektronische handtekening hetzelfde rechtsgevolg heeft als een handgeschreven handtekening. Met betrekking tot niet-gekwalificeerde elektronische handtekeningen bepaalt de eIDAS-verordening dat het nationaal recht vrij de rechtsgevolgen van die handtekeningen bepaalt.

Wat kan morgen?
Een wet van 15 januari 2018 stelt nu een elektronisch ondertekende arbeidsovereenkomst gelijk met een papieren arbeidsovereenkomst ondertekend door middel van een handgeschreven handtekening. Hieraan is wel een voorwaarde verbonden namelijk dat de elektronische ondertekening gebeurt door:

een gekwalificeerde elektronische handtekening

een gekwalificeerd elektronisch zegel of

een andere elektronische handtekening.

Die andere elektronische handtekening moet de identiteit van de partijen, hun instemming met de inhoud van de overeenkomst en het behoud van de integriteit van die overeenkomst verzekeren. Stel dat hierover betwisting rijst, dan moet de werkgever aantonen dat die elektronische handtekening daadwerkelijk deze functies verzekert.
Nog dit. Het elektronisch afsluiten van arbeidsovereenkomsten is geen verplichting. Niet voor de werkgever, noch voor de werknemer.

Noteer ook dat de verruiming van de elektronische handtekening al sinds 2016 bestaat voor de arbeidsovereenkomsten in de uitzendarbeid. Interim-werknemers/werkgevers kunnen via een pincode een e-arbeidsovereenkomst ondertekenen met een smartphone of tablet.

Archiveren e-arbeidsovereenkomst

Wat is nog nieuw?
Een exemplaar van de elektronische arbeidsovereenkomst wordt opgeslagen bij een verlener van een elektronische archiveringsdienst of, bij ontstentenis hiervan, bij de werkgever die voor eigen rekening zo'n dienst uitbaat. In beide gevallen moet worden voldaan aan de vereisten van het Wetboek van economisch recht (WER) inzake de gekwalificeerde elektronische archivering.

Artikel I.18, 17° WER stelt: "Een elektronische archiveringsdienst is een vertrouwensdienst ter aanvulling van de diensten bedoeld in de eIDAS-verordening, die bestaat in het bewaren van elektronische gegevens of het digitaliseren van papieren documenten en die aangeboden wordt door een vertrouwensdienstverlener in de zin van de eIDAS-verordening of die voor eigen rekening wordt uitgebaat door een openbare instantie of een natuurlijke persoon of rechtspersoon".

Deze opslag mag niks kosten voor de werknemer die te allen tijde toegang heeft tot het bewaarde exemplaar. Die bewaring is trouwens minstens verzekert totdat een termijn van 5 jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst is verstreken.

Na afloop van die periode van 5 jaar neemt de vzw SIGeDIS de archivering van de elektronische arbeidsovereenkomst -in een leesbare en gebruiksklare vorm- over van de elektronische archiveringsdienst of van de werkgever. SIGeDIS is de vzw die de sociale gegevens bijhoudt welke nodig zijn om de wettelijke pensioenen te berekenen.

Inwerking vanaf ...

Op papier is het nieuwe juridische kader voor elektronische arbeidsovereenkomsten een feit. Nu is het wachten op de verdere uitvoering. Pas als er gekwalificeerde elektronische archiveringsdiensten worden opgericht, treden deze regels effectief in werking.