Dépenses propres à l'employeur : nouveau montant pour l'indemnité kilométrique

A compter du 1er juillet 2013, les fonctionnaires fédéraux recevront une indemnité kilométrique de 0,3461 euro en cas d'utilisation de leur propre voiture pour des déplacements de service. Ce montant forfaitaire s'applique aussi dans le secteur privé. Le fisc accepte ce montant comme remboursement forfaitaire des frais kilométriques aux travailleurs qui utilisent leur propre voiture pour des déplacements professionnels.

Indemnisation des frais de déplacement : moyen de transport personnel

L'indemnité kilométrique est une indemnité qui couvre les frais supportés et payés par le travailleur qui utilise sa propre voiture à des fins professionnelles. Cette indemnité constitue des 'dépenses propres à l'employeur' et n'est pas considérée comme de la rémunération. Elle est à charge de l'employeur et n'est soumise ni aux cotisations de sécurité sociale ni à l'impôt.

Les employeurs peuvent rembourser de deux manières les indemnités kilométriques. Ils peuvent soit rembourser le montant exact sur la base de justificatifs tels que des tickets de caisse et des factures, soit rembourser un montant forfaitaire.

Limitation de l'indemnité

Les autorités fédérales ont fixé pour leurs fonctionnaires un montant forfaitaire de remboursement des frais liés à l'utilisation de la voiture personnelle à des fins professionnelles. Ce montant est indexé au 1er juillet de chaque année et est repris dans une circulaire publiée au Moniteur belge. Pour la période du 1er juillet 2012 au 30 juin 2013, le montant forfaitaire était fixé à 0,3456 euro. A compter du 1er juillet 2013, les fonctionnaires fédéraux recevront une indemnité de 0,3461 euro par kilomètre. Ce montant forfaitaire s'applique aussi dans le secteur privé. Le fisc accepte ce montant comme remboursement forfaitaire des frais kilométriques au travailleur qui utilise sa propre voiture pour des déplacements effectués au service de son employeur. Le fisc considère cette indemnité comme des 'dépenses propres à l'employeur' de sorte que le remboursement reste exonéré d'impôt dans le chef du travailleur. Le fisc acceptera éventuellement une indemnité plus élevée à titre de 'dépenses propres à l'employeur', pour autant toutefois qu'il soit prouvé que l'indemnité correspond aux frais réels. A défaut de preuve, le dépassement sera qualifié de rémunération et sera par conséquent soumis aux cotisations de sécurité sociale et à l'impôt.

Limitation du nombre de kilomètres

Le montant de l'indemnité kilométrique de 0,3461 euro pour les déplacements de service est applicable pour la période du 1er juillet 2013 au 30 juin 2014. Le fisc estime cependant que le nombre de kilomètres pouvant être remboursés chaque année à titre de dépenses propres à l'employeur ne peut excéder 24.000 kilomètres par an. Le fisc peut demander des preuves supplémentaires en cas de dépassement de ce nombre de kilomètres. Une jurisprudence condamne cette limite imposée par le fisc.

Indemnisation des frais de déplacement : transport public

Les frais de transport public sont remboursés sur la base des tarifs officiels ou sur présentation d'un titre de paiement.